在工作中，我們經(jīng)常聽到項目經(jīng)理和執(zhí)行人員談?wù)搫?chuàng)建“標(biāo)準(zhǔn)化工作流”的需求。這是什么意思?
簡而言之，標(biāo)準(zhǔn)化程度越高，確保跨業(yè)務(wù)流程和結(jié)果的連續(xù)性就越容易。標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程還可以幫助您降低風(fēng)險并提高生產(chǎn)率。我們總結(jié)了標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的7大好處：
1.提高生產(chǎn)力
標(biāo)準(zhǔn)化工作流程意味著您消除了整個過程中需要工人做出決定的許多要點。當(dāng)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化后，每個參與人員都知道該做什么以及何時去做。
這減少了個人偏離協(xié)議或做出錯誤決定的機(jī)會，這可能會導(dǎo)致延遲。
它還減少了74%的企業(yè)的體力勞動：
例如，如果您使用項目管理平臺來處理任務(wù)管理，則可以輕松地設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程并與所有相關(guān)的利益相關(guān)者共享。這應(yīng)該有助于回答問題并使事情順利進(jìn)行。
2.通過減少細(xì)節(jié)管理來節(jié)約時間
一旦員工習(xí)慣了標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，他們就可以開始自我管理。
隨著每個團(tuán)隊成員的角色發(fā)展，他們將開始擁有所有權(quán)并產(chǎn)生更好的結(jié)果。
有了合適的平臺，您甚至可以自動化管理提示，例如提醒您完成任務(wù)，提供狀態(tài)更新和尋求批準(zhǔn)。
這意味著您的經(jīng)理和行政人員將有更多時間專注于高層決策。他們可以專注于新產(chǎn)品或廣告系列，而不是日常流程。
3.標(biāo)準(zhǔn)化流程以獲得一致的結(jié)果
工作流管理的最初目標(biāo)是產(chǎn)生一致的輸出。裝配線具有相同的目標(biāo)。
甚至在100多年前，企業(yè)都了解在生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務(wù)時保持一致性的重要性。
借助標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，您每次都能獲得幾乎相同的結(jié)果。即使您需要更換工人，培訓(xùn)他們也要容易得多。
4.通過更有條理的工作流程提高入職率或采用率
加入新員工是您業(yè)務(wù)不可或缺的一部分。但是，在他們受到充分培訓(xùn)之前，新員工的成本超過了他們提供的成本。
通過使工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，您可以大大加快其啟動時間，并使他們能夠開始貢獻(xiàn)價值。
此外，借助井井有條的入職工作流程，您可以解決培訓(xùn)新員工的四大挑戰(zhàn)中的兩項。
幾乎一半的公司(47%)在入職時都遇到了困難。另外有36%的人由于“缺乏技術(shù)”而面臨無組織的流程。
首要的挑戰(zhàn)，過度勞累的管理人員，也表明工作流程薄弱。
5.通過更好地控制變量來降低項目風(fēng)險
創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程將通過提供結(jié)構(gòu)來幫助您的團(tuán)隊降低風(fēng)險。
當(dāng)員工對如何完成某些流程，何時尋求批準(zhǔn)以及如何遵守安全標(biāo)準(zhǔn)有了清晰的了解時，您就可以減少錯誤和延誤的可能性。
6.使用工作流程建立新的公司文化
如果要在公司中創(chuàng)造可持續(xù)的變革，則可以通過創(chuàng)建新的工作流程和期望來實現(xiàn)這一目標(biāo)，以提供自主權(quán)并加強(qiáng)問責(zé)制。
當(dāng)員工的工作旨在幫助他們成功和成長時，這些核心特征將被嵌入您的公司文化中。
正如威爾·杜蘭特(Will Durant)(不是亞里斯多德)刻薄地說：“我們是我們一再做的。因此，卓越不是一種行為而是一種習(xí)慣。”
因此，每天或每周重復(fù)進(jìn)行的操作是您文化的核心組成部分。
7.提供透明度和審核跟蹤
通過明確定義的工作流程(其中記錄了每個步驟)，您可以輕松地跟蹤延遲或錯誤并監(jiān)視性能。
如果您在不指定工作流程的情況下將交付成果分配給團(tuán)隊，則高層管理人員可能很難挑選出個人績效。
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